Die Landeshauptstadt Stuttgart akzeptiert gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Landes Baden-Württemberg (ERechVOBW) und des Bundes (Wachstumschancengesetz) Rechnungen in elektronischer Form in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung.
Die Landeshauptstadt Stuttgart nimmt nicht am zentralen Rechnungseingangs-Portal des Landes Baden-Württemberg (ZRE) teil, daher ist keine Leitweg-ID erforderlich. Bitte senden Sie Ihre E-Rechnungen ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse: erechnungenstuttgartde.
Allgemeine und technische Vorgaben
Auftragnehmer, die eine elektronische Rechnung an die Landeshauptstadt Stuttgart stellen möchten, sollten folgendes beachten:
- Senden Sie die E-Rechnung per E-Mail an erechnungenstuttgartde
- Der Download von Rechnungen, Lieferscheinen, Rapporte, etc. aus einem Portal ist aus sicherheitstechnischen Gründen nicht möglich, der Übertragungsweg via Peppol wird nicht unterstützt.
- Es werden ausschließlich die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung in ihrer aktuellen Version angenommen. Die Landeshauptstadt Stuttgart favorisiert den Eingang von ZUGFeRD-Rechnungen.
- Rechnungsanschrift
BT-44 Landeshauptstadt Stuttgart, Stadtkasse – Rechnungseingang*
BT-51 Angabe des Geschäftszeichens ohne Zusätze**
BT-50 Eichstraße 7
BT-53 70173
BT-52 Stuttgart
* sofern der vollständige Text zu lang sein sollte, kann auf den Zusatz „Stadtkasse“ und/oder „Rechnungseingang“ verzichtet werden, dies gilt nicht für die Nennung „Landeshauptstadt Stuttgart“
** damit Ihre Rechnung an das betreffende Fachamt weitergeleitet werden kann, ist es zwingend erforderlich im Feld BT-51 (Buyer address line 2/Adresszeile 2) das Geschäftszeichen ohne Zusätze einzutragen, das jeweilige Geschäftszeichen erhalten Sie vom Fachamt auf Anfrage mitgeteilt - Sofern Sie von einem Fachamt die Vorgabe erhalten zusätzlich eine Projektnummer mit übermitteln zu müssen, geben Sie diese bitte in das Feld BT-11 (Projektnummer) ein.
- Sämtliche Rechnungen und Anhänge (Lieferscheine, Rapporte, etc.) im PDF-Format müssen ohne spezielle Dokumenteneinschränkungen (z.B. Eingabe eines Kennworts, etc.) sein.
- Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail.
- Die max. Gesamtgröße je E-Mail darf 20MB nicht überschreiten.
- Eine E-Mail darf nur eine Rechnung/Gutschrift enthalten.
- Die Stadtkasse empfiehlt die Verwendung eines Präfixes***, d.h. der Dateiname der Rechnung beginnt mit einer der folgenden Präfixe:
- RE(…).pdf
- Rechnung(…).pdf
- RN(…).pdf
- RG(…).pdf
- INVOICE(…).pdf
- Gutschrift(…).pdf*** bei der Verwendung eines Präfixes ist darauf zu achten, dass die Dateinamen der anderen rechnungsbegründenden Unterlagen (Rapporte, Lieferscheine, etc.) nicht mit einem Präfix beginnen
- Ergänzend zur Rechnung/Gutschrift können rechnungsbegründende Unterlagen (Rapporte, Lieferscheine, etc.) nur im PDF-Format in der gleichen E-Mail beigelegt werden. Diese dürfen nicht mit den o.g. Präfixen beginnen.
- Rechnungen dürfen nicht im E-Mail-Text enthalten sein, sondern nur als Anhang der E-Mail.
- Bitte stellen Sie sicher, dass die Rechnungen keine besonders schützenswerten Daten wie z.B. personenbezogenen Daten erhalten. Senden Sie diese besonders schützenswerten Daten bitte ausschließlich als separate Anlage direkt an Ihren Ansprechpartner im betroffenen Fachamt.
Bei Fragen zu den technischen Vorgaben wenden Sie sich an folgende E-Mail-Adresse: Poststelle.ausgabenstuttgartde. Alle anderen Fragen zum Beispiel zur Auskunft zum jeweiligen Geschäftszeichen erfragen Sie bitte direkt bei Ihrem Ansprechpartner im Fachamt.