Auf Grundlage einer Geschäftsprozessanalyse werden zahlreiche Maßnahmen umgesetzt. Das sind die Kernpunkte eines aktuellen Berichts der Verwaltung zur Lage in und vor zentralen Einrichtungen des Amts für öffentliche Ordnung. Die Verwaltung berichtete am Mittwoch, 29. November, im Verwaltungsausschuss und im Internationalen Ausschuss über die Entwicklung in den Bürgerbüros und der Ausländerbehörde.
Ein Marathon, kein Sprint
Der Erste Bürgermeister Dr. Fabian Mayer führte aus: „Wir konnten mit der Task Force bereits viele Entscheidungen beschleunigen und Maßnahmen auf den Weg bringen. In den Kernbereichen Personal, Prozesse und Liegenschaften haben wir einen Marathon zu laufen und keinen Sprint. Viele der strukturellen Probleme haben sich über Jahre, wenn nicht Jahrzehnte aufgebaut. Zudem sind wir an rechtliche Vorgaben gebunden, egal ob es um Fragen der Vergabe oder des Datenschutzes geht. Ferner ist das Leistungsspektrum gerade im Ordnungsbereich minutiös bundesgesetzlich durchreguliert, mit erheblichen bürokratischen Vorgaben. Hier muss
die Verwaltung, gerade wenn es um Pflichtaufgaben nach Weisung geht, anders agieren als privatwirtschaftliche Unternehmen.“ Dennoch gebe es eine Tendenz zur Trendwende.
Erster Bürgermeister Dr. Fabian MayerWir haben den Abwärtstrend gerade gestoppt. Beim Personal beobachten wir eine Seitwärtsbewegung, dennoch ist die Personalstärke durch den Weggang von erfahrenen Kräften und das Einlernen von Neuzugängen zunächst geschwächt. Daher engagieren wir uns erheblich für die Erhaltung und Ausbildung von Mitarbeitenden.
Die Planungen am GRO (ehemals Bollwerk) oder am Front Office Hub sind dabei besonders wichtig, um zeitgemäße und attraktive Räume für die Mitarbeitenden und die Kundschaft zu bieten.
Mitarbeitende halten und neues Personal gewinnen
Ordnungsbürgermeister Dr. Maier verdeutlicht: „Wir sind mit den Maßnahmen, die bereits ergriffen wurden, auf dem richtigen Weg. Zahlreiche strukturelle und organisatorische Verbesserungen sind in Arbeit. Allerdings lässt sich unsere größte Schwierigkeit, in allen Bereichen zu wenig Personal zu haben, nicht von heute auf morgen beheben. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten und neues Personal zu gewinnen, bleibt deshalb unsere Hauptaufgabe.“
Die einzelnen Pakte umfassen Maßnahmen in den Bereichen Kundenmanagement, interne Prozesse oder Digitalisierung. Konkret reicht die Bandbreite von Hilfestellungen für die Einarbeitung bis hin zu Onlinekontaktformularen für einfachere Antragsverfahren oder die Einführung der E-Akte.
Ordnungsbürgermeister Maier weiter: „Für die Mitarbeitenden bedeuten die
18 Maßnahmenpakete einen erheblichen Mehraufwand, denn daneben ist auch das Alltagsgeschäft zu erledigen. Neben allen Optimierungen der Arbeitsabläufe werben wir daher bei Bund und Land für eine effizientere Gestaltung von Verfahrensabläufen. Bund und Land müssen die Arbeitsrealitäten ernst nehmen und die Expertise vor Ort einbeziehen.“
Onlineterminvergabe erweitern und Informationen verbessern
Die Leiterin des Amts für öffentliche Ordnung, Susanne Scherz, erläutert: „Das intensivierte und ämterübergreifende Krisenmanagement bewährt sich. Die im Oktober eingerichtete Onlineterminvergabe wird von den Kundinnen und Kunden gut angenommen. In den nächsten Wochen und Monaten wird die Onlineterminvergabe auch auf andere Servicebereiche der Ausländerbehörde, der Zulassungsstelle oder der Bürgerbüros ausgeweitet. Auch in den Bürgerbüros sehen wir, dass die Maßnahmen greifen. Das Bürgerbüro in Stuttgart Süd kann zeitnah wieder geöffnet werden. Die Bürgerbüros Degerloch, Plieningen und Untertürkheim sollen 2024 wiedereröffnet werden. Um einen zufriedenstellenden Service stabil anbieten zu
können, muss aber noch an vielen Stellschrauben gedreht werden.“
Seit Oktober können sich sogenannte „Notfälle“ über ein separates Tool registrieren. Das Notfalltool wird von den Kundinnen und Kunden der Ausländerbehörde gut angenommen. Im Schnitt können so 50 Personen pro Tag zur Bearbeitung ihres jeweiligen Anliegens eingeladen werden. Von Bedeutung ist, dass durch das Notfalltool sichergestellt werden kann, dass vorrangig die Kunden bedient werden, deren Titel bzw. Fiktion am dringendsten erneuert oder verlängert werden muss.
Das Vereinbaren von Terminen über die Website soll stufenweise für weitere Angelegenheiten ausgeweitet werden. Geplant sind Tools für den Servicepoint, die Ausgabe der elektronischen Aufenthaltstitel oder das Team Arbeitgeberwechsel.
Die Informationen auf stuttgart.de wurden verbessert: Häufig gestellte Fragen (Öffnet in einem neuen Tab) werden in verschiedenen Sprachen auf der Website beantwortet. Auch vor Ort werden Informationen in mehreren Sprachen angeboten. Kooperationen mit dem Welcome Center oder der IHK und Handwerkskammer werden weiter gefestigt. Die Partner sind eingebunden, um die Nutzerfreundlichkeit der Kundeninformationen zu verbessern.
Nach dem Aufruf des Ersten Bürgermeisters Dr. Fabian Mayer an die Referate und Geschäftskreise der Stadtverwaltung haben sich über 20 Personen freiwillig zur temporären Unterstützung der Ausländerbehörde gemeldet. Seit Anfang Oktober haben diese Kolleginnen und Kollegen geholfen, um u.a. ein neues Team für sogenannte Arbeitgeberwechsel zu etablieren. Die Idee ist, die erforderliche Prüfung von Fallkonstellationen und die formalen Schritte, wie z. B. Abfragen bei der Bundesagentur für Arbeit, zu beschleunigen im Sinne eines insgesamt verkürzten Zeitablaufs. Aktuell wird mit Stellenausschreibungen eine Verstetigung einer vergrößerten Personalressource angestrebt. Die weitere Planung sieht eine Bilanz und Perspektive dieses Sonderteams im 1. Quartal 2024 vor.
Bürgerbüros Süd, Degerloch, Plieningen und Untertürkeim öffnen wieder
In den Bürgerbüros stabilisiert sich die Personallage. Das Bürgerbüro Süd kann daher am 4. Dezember wieder geöffnet werden. Die Öffnung des Bürgerbüros Degerloch ist für den 5. Februar 2024 geplant. Auch die Bürgerbüros Plieningen und Untertürkheim sollen im Frühjahr 2024 wieder öffnen.
Voraussetzung für die Öffnungen ist, einen stabilen Personalbestand zu haben. Im Jahr 2023 konnten über 26 Stellenanteile besetzt werden. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde durch dezentral Einheiten sowie auch zentrale durch das Einarbeitungsbürgerbüro verstärkt wahrgenommen.
Selsbtbedienungsterminals, digitale Wohnsitzanmeldung und virtuelle Sprechstunden
Die Bürgerbüros treiben auch Innovationen weiter voran: Nachdem zwei Selbstbedienungsterminals erprobt worden sind, laufen ab Dezember Tests zur digitalen Beantragung einer Wohnsitzanmeldung sowie zur virtuellen Sprechstunde.
Kunden sollen ab dem kommenden Jahr vermehrt Termine online vereinbaren können. So ist geplant, die Software und Aufrufanlagen sukzessive in Betrieb zu nehmen. Auch wenn derzeit der Dienstbetrieb die Nachfrage nach diesem Angebot noch nicht vollständig decken kann, tragen die Maßnahmen merkbar zur Stabilisierung bei. Vakanzen, Krankheits- und Urlaubstage schränken den Dienstbetrieb weiterhin ein, was tägliche Anpassungen erforderlich macht.
Das Fazit von Amtsleiterin Scherz: „Die Entwicklungen in den Bereichen der Bürgerservices verlaufen weiterhin in unterschiedlicher Dynamik und wir stehen noch immer vor großen Herausforderungen. Wir benötigen Lösungen, um auch dauerhaft unsere Services stabil anbieten zu können. Daher stoßen wir mit der Task Force und den erarbeiteten Maßnahmenpaketen auch strukturelle Veränderungen an.“
