Der Beschluss bildet einen wichtigen Meilenstein zur Einführung der elektronischen Akte (E-Akte). Die Einführung der E-Akte ist ein zentrales Maßnahmenpaket für eine moderne Ausländerbehörde. Die E-Akte verbessert den Workflow bei der Sachbearbeitung, erleichtert den Datenaustausch und schafft eine attraktivere Arbeitsumgebung. Unter Leitung der Task Force Bürgerservice arbeiten die Expertinnen und Experten des Amtes DO.IT (Digitalisierung, Organisation und IT) mit der Ausländerbehörde im Amt für öffentliche Ordnung unter Hochdruck an diesem Projekt. Neben der Digitalisierung der laufenden Akten umfasst dieses auch die Einführung eines digitalen Managementsystems für Dokumente.
Der Projektplan sieht vor, dass ab Ende des Jahres 2024 rund 100.000 laufende Akten durch einen externen Dienstleister gescannt und digitalisiert werden. Die dafür kalkulierten Finanzmittel von bis zu 1,6 Millionen Euro hat nun der Gemeinderat freigegeben.
Geplant ist, rund 2.000 Akten pro Woche zum Scannen aufzubereiten und nach Digitalisierung in ein Managementsystem für Dokumente zu überführen. Die Ausländerbehörde wird für die Umsetzung der E-Akte ein Sonderteam einrichten, um den Digitalisierungsprozess effizient umsetzen zu können.
Die rund 110.000 Alt-Akten, die aufgrund gesetzlicher Archivfristen aufbewahrt werden, sind von dieser Maßnahme nicht betroffen.