Allgemeine Voraussetzungen für Nachrichten und Dokumente per E-Mail

Kommunikation über elektronische Post (E-Mail) mit Hilfe Ihres E-Mail Programmes

Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung per E-Mail übermitteln, bearbeiten können, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.

2. E-Mails sollten (inkl. Dateianhängen) technisch bedingt nicht mehr als 8 Megabyte Umfang haben.

3. Dateianhänge werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert:

  • DOC (MS Word bis Version 97/2000/XP)
  • XLS (MS Excel bis Version 97/2000/XP)
  • RTF (Rich Text Format)
  • OD*, .OT* (Open Document Format für Office Applications [ODF v1.0])
  • PDF (Portable Document Format bis Version 1.3) und Portable Document Format Archive-1 [PDF/A-1])
  • TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text)
  • JPG,
  • TIF, *.BMP, *.PNG (Standard Bildformate) sowie * *.ZIP
    (siehe 4.)

Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangs-stelle verwendet werden. In allen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein.

4. Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Landeshauptstadt Stuttgart nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

5. Der E-Mail-Service der Landeshauptstadt Stuttgart wird für dienstliche Zwecke betrieben. Eine Kennzeichnung der Empfängeradresse - wie dies im Postverkehr möglich ist (mit Zu-sätzen wie "zu Händen von" oder "persönlich") - kann im Mailverkehr nicht angebracht wer-den. Eingehende Mitteilungen werden deshalb stets als dienstliche Nachrichten betrachtet.

6. Da per E-Mail u.a. Viren verbreitet und unverlangte Werbemails versendet werden, ist eine intensive Prüfung des Mailverkehrs auf solche Inhalte erforderlich. Aus diesem Grund sind auch Dateianhänge mit bestimmten Formaten  gesperrt. Anlassbezogen (z. B. bei aktuellem Virenangriff) können auch weitere Dateien gesperrt werden. Werden E-Mails, die Scripte und/oder eine der genannten Dateien als Anhang enthalten an die Landeshauptstadt Stuttgart geschickt, so wird die Nachricht abgewiesen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung an den Empfänger zurückgeschickt.

Verschlüsselte E-Mails

false E-Mails werden im Regelfall unverschlüsselt übers Internet gesendet und können somit von Dritten gelesen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen per E-Mail übermitteln wollen, sollten Sie deshalb die E-Mail verschlüsseln.

Versand einer verschlüsselten E-Mail an die Landeshauptstadt Stuttgart

Zum Versenden einer verschlüsselten E-Mail brauchen Sie zwei Voraussetzungen:
1. Ein Zertifikat des Empfängers
2. Ein S/MIME-fähiges E-Mail-Programm (zum Beispiel Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, KDE KMail)

Zunächst müssen Sie das Zertifikat des Empfängers herunterladen. Zertifikate enthalten den öffentlichen Schlüssel des Inhabers sowie eine Bestätigung einer vertrauensvollen Instanz (Trustcenter), dass der öffentliche Schlüssel der genannten Person gehört.

Die Zertifikate der Landeshauptstadt Stuttgart können Sie hier herunterladen

Für einige E-Mail-Programme (z. B. Mozilla Thunderbird) benötigen Sie noch das Zertifikat des Ausstellers. Die Landeshauptstadt verwendet die bw-trust CA. Deren Ausstellerzertifikat finden Sie unter: www.bw-trust.de

Jetzt müssen Sie das Zertifikat bzw. die Zertifikate in Ihrem E-Mail-Programm installieren und dort vor dem Versand einstellen, dass die E-Mail verschlüsselt werden soll.

Anleitungen für Ihr E-Mail-Programm finden Sie im Internet, für Mozilla Thunderbird zum Beispiel hier: www.thunderbird-mail.de/wiki/Mailverschlüsselung_mit_S/MIME

Anleitungen für Ihr E-Mail-Programm finden Sie im Internet, für Mozilla Thunderbird zum Beispiel hier .

Bemerkungen:

  • Ein Zertifikat kann bei einigen E-Mail-Programmen nicht importiert werden, wenn das Zer-tifikat nicht für den Verwendungszweck "Verschlüsselung" ausgestellt wurde oder abge-laufen ist!
  • Auch einige Web-Mailer unterstützen S/MIME (zum Beispiel WEB.DE). Dort können Sie meistens aber nicht selbst Zertifikate importieren, sondern Sie müssen eine signierte E-Mail des Kommunikationspartners erhalten. Dadurch wird das Zertifikat mit dem öffentli-chen Schlüssel automatisch in Ihr Web-Mailkonto hinterlegt. Schreiben Sie dazu dem Empfänger eine unverschlüsselte E-Mail mit der Bitte, eine signierte E-Mail an Ihre Web-Mail-Adresse zu senden.

Empfang einer verschlüsselten E-Mail von der Landeshauptstadt Stuttgart

Bitte beachten Sie, dass die Antwort auf Ihre E-Mail nur verschlüsselt werden kann, wenn Sie ein digitales Schlüsselpaar - bestehend aus privatem und öffentlichem Schlüssel - besitzen. Ein digitales Schlüsselpaar können Sie sich selbst erzeugen, beispielsweise mit der Software "GPG4WIN" (www.gpg4win.de), oder von einem Zertifizierungsdiensteanbieter (siehe www.bundesnetzagentur.de) beziehen.

Den öffentlichen Schlüssel müssen Sie in der Virtuellen Poststelle (VPS) hinterlegen. Dazu müssen Sie sich bei der VPS hier registrieren.

Eine ausführliche Anleitung zur Registrierung in der Virtuellen Poststelle (VPS) für Bürgerinnen und Bürger (PDF - 66 KB) .

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